Doanh nghiệp chính thức phải sử dụng hóa đơn điện tử từ 01/11/2018
Bắt đầu từ tháng 8 năm 2017, Bộ Tài chính và Tổng cục thuế đã đăng tải dự thảo Nghị định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thay thế cho Nghị định 51/2010/NĐ-CP trong đó có đề cập cụ thể những đối tượng phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Sau hơn một năm lấy ý kiến và trình Chính Phủ, ngày 12/09/2018, Nghị Định số 119/2018/NĐ-CP của Chính Phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đã chính thức được ban hành.
Việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, vừa giúp tiết kiệm chi phí, thời gian thực hiện thủ tục hành chính, thời gian chuyển hóa đơn từ người bán đến người mua. Hóa đơn điện tử cũng giúp nâng cao mức độ tin cậy của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, sử dụng hóa đơn điện tử cũng giúp ngăn chặn việc làm giả hóa đơn hay sử dụng hóa đơn hết hạn hoặc sử dụng hóa đơn khống, quay vòng hóa đơn để khấu trừ thuế,... Quy định chính thức áp dụng hóa đơn điện tử là một bước cải cách tiến bộ, bắt kịp với xu hướng mới của cuộc cách mạng khoa học công nghệ 4.0 hiện nay.
Dưới đây là một số nội dung mà Doanh nghiệp cần chú ý đối với quy định mới về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ:
Thứ nhất, về khái niệm hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử được hiểu là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Hóa đơn điện tử bao gồm:
- Hóa đơn giá trị gia tăng (áp dụng với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ)
- Hóa đơn bán hàng (áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp)
- Các loại hóa đơn khác, gồm: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiểu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử.
Thứ hai, về đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Tuy nhiên, vẫn có một số doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, tiêu biểu là các doanh nghiệp kinh doanh ở lĩnh vực điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, và các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế. Mặc dù vậy, nếu các doanh nghiệp kinh doanh trong các lĩnh vực nêu trên thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế thì vẫn phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. (Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất và chuỗi ký tự được cơ quan thuế tạo ra dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn).
Đặc biệt, hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện sổ sách kế toán, sử dụng thường xuyên từ 10 lao động trở lên và có doanh thu năm trước liền kề từ 03 (ba) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng hoặc có doanh thu năm trước liền kề từ 10 (mười) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ cũng phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Việc sử dụng mã xác thực sẽ giúp tăng độ chính xác của thông tin đồng thời cũng tăng mức độ tin cậy của doanh nghiệp.
Thứ ba, về việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy
Hóa đơn điện tử hợp pháp sẽ được chuyển đổi thành chứng từ giấy nhưng phải đảm bảo sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử và chứng từ giấy sau khi chuyển đổi. Tuy nhiên chứng từ giấy này chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử chứ không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Thứ tư, đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã/không có mã của cơ quan thuế. Kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã/ không có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện hủy những hóa đơn giấy còn tồn tại chưa sử dụng (nếu có) theo quy định.
Thứ năm, cấp miễn phí dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Để khuyến khích cũng như hỗ trợ các chủ thể kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử, Tổng cục thuế cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có mã miễn phí dối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc các trường hợp sau:
- Doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ, cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế xã hội khó khăn, địa bàn có điều kiện kinh tế xã hội đặc biệt khó khăn;
- Doanh nghiệp nhỏ và vừa khởi nghiệp sáng tạo theo quy định pháp luật và hộ, cá nhân kinh doanh chuyển đổi thành doanh nghiệp (trừ doanh nghiệp hoạt động tại địa bàn kinh tế xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn) trong thời gian 12 tháng kể từ khi thành lập doanh nghiệp;
- Hộ, cá nhân kinh doanh. Trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì được miễn phí trong 12 tháng kể từ ngày áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
- Doanh nghiệp nhỏ và vừa khác theo đề nghị của Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và quy định của Bộ tài chính trừ doanh nghiệp hoạt động tại các khu kinh tế, khu công nghiệp, khu công nghệ cao;
- Các trường hợp khác cần thiết để khuyến khích sử dụng hóa đơn điện tử do Bộ Tài chính quyết định.
Như vậy, từ ngày Nghị định 119/2018/NĐ-CP có hiệu lực ngày 01/11/2018, các chủ thể kinh doanh nói trên phải triển khai thực hiện hóa đơn điện tử theo quy định. Tuy nhiên, để các chủ thể kinh doanh có thời gian xây dựng cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin cũng như làm quen với hóa đơn điện tử, Nghị định quy định việc thực hiện hóa đơn điện tử chậm nhất hoàn thành vào ngày 01/11/2020.
Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã thông báo phát hành hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế hoặc đã đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế trước ngày 01/11/2018 thì được tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử đang sử dụng. Bên cạnh đó, để tránh lãng phí lượng hóa đơn giấy đã in cũng là tạo điều kiện cho các chủ thể thích nghi với quy định mới, xây dựng cơ sở kỹ thuật công nghệ thông tin, nếu doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh danh đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hoặc đã mua hóa đơn của cơ quan thuế sử dụng trước ngày 01/11/2018 thì được tiếp tục sử dụng đến hết ngày 31/10/2020 và gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế.
Đối với cơ sở kinh doanh thành lập mới trong thời gian từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020, nếu chưa đáp ứng được điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin thì cũng vẫn được sử dụng hóa đơn tự in, đặt in đến hết 31/10/2020 để xây dựng cơ sở dữ liệu công nghệ thông tin.
**********
Nếu bạn quan tâm đến chủ đề của bài báo này, xin hãy liên hệ với chúng tôi.
Về chúng tôi
Công ty TNHH Tư vấn Kinh doanh Á Châu là Công ty tư vấn chuyên nghiệp trong lĩnh vực đầu tư, tư vấn doanh nghiệp, thuế, bảng lương và nghiên cứu thị trường cho các đối tác trong nước và quốc tế.
Để hiểu rõ hơn về chúng tôi, xin hãy liên hệ email This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. hoặc tải tài liệu giới thiệu Công ty chúng tôi tại đây.
Bạn có thể cập nhật được các tin tức mới nhất về hoạt động đầu tư kinh doanh tại Việt Nam bằng cách đăng ký nhận bản tin của chúng tôi tại đây.